Waarom zou u uw computers, netwerken en systemen beheren?

Beheren staat voor: 'het in zijn oorspronkelijke staat houden, het beschermen tegen ongewenste invloeden en intact houden'. Meer omvattend betekent beheren ook dat het beheerde aangepast dient te worden gehouden aan de eisen die aan het beheerde worden gesteld. Deze eisen veranderen met de tijd en van de beheerder wordt verwacht dat hij (of zij) activiteiten ontwikkelt om dit te bewerkstelligen.

Voorbeeld. U koopt een PC met een tekstverwerker. Zolang u zich beperkt tot louter alleen tekstverwerking is er - qua beheer - niet zoveel te doen. Na verloop van tijd zult u bemerken dat wellicht het opslagmedium volraakt. U zult moeten archiveren naar een extern medium. In feite bent u dan al met beheer bezig. Echter heden ten dage wordt de PC voor meer zaken gebruikt. Tekstverwerking (brieven, offertes e.d.) is en blijft een belangrijke functie, maar u wilt (terecht) meer. Spreadsheets voor het maken van calculaties, maar ook software voor het maken van presentaties ter ondersteuning van acquisitie, eMail om met uw relaties te communiceren, internet, boekhouden, CRM (customer relation management) en ERP (Enterprise Resource Planning). Computers en netwerken vormen inmiddels - ook voor het MKB - een onmisbaar hulpmiddel voor succesvol ondernemen.

Uw eisen veranderen voortdurend en dus zult u zorg moeten dragen voor adequaat beheer van uw computers, netwerken en systemen. Adequaat betekent derhalve dat u zich voortdurend moet afvragen of uw computers en systemen nog wel datgene bieden wat u daarvan verwacht en of u daarmee uw klanten in voldoende mate van dienst kan zijn....

Binnen het MKB geldt voor de meeste bedrijven dat het niet loont een interne systeembeheerder in dienst te nemen. In de praktijk betekent dit dat een medewerker het beheer uitvoert. Dit gaat echter ten koste van het werk waar hij (of zij) oorspronkelijk voor in dienst is genomen, meestal betreft dit de primaire activiteit van de onderneming. Daarnaast is deze medewerker er niet voor opgeleid en ontbeert de kennis en ervaring om dit soort werkzaamheden uitvoeren. Met andere woorden de kans is groot dat er sprake is van te weinig of onvoldoende gekwalificeerd beheer, hetgeen ook nog eens ten koste gaat van het primaire proces. Het mag bekend worden verondersteld dat succesvolle ondernemingen zich concentreren op hun kernactiviteiten. Dit houdt in dat andere - niet primaire en /of ondersteunende - activiteiten zoveel als mogelijk worden uitbesteed. Bij kleinere ondernemingen ziet men ook vaak dat het beheer door een neefje of kennis wordt uitgevoerd. Zolang dit voor beide partijen bevredigend verloopt is er niet zo veel aan de hand. Echter in geval van (snelle) veranderingen, groei en of calamiteiten blijkt vaak het neefje of kennis niet in staat te zijn de gewenste professionele ondersteuning (nog langer) te kunnen bieden. Vaak dient dan alsnog op korte termijn een professionele (en dure) partij ingeschakeld te worden om puin te ruimen en de zaak weer op te bouwen.

Regel 1 voor best practices in IT beheer voor het MKB: "Schakel bij voorkeur een betrouwbare en professionele partner in voor de IT functie". Een partij die de onderneming kent en weet waar de onderneming aan IT voorziening behoefte aan heeft. Een partij die ook in geval van een calamiteit weet wat er dient te gebeuren en wat belangrijk is. Investeer derhalve in het opbouwen van deze relatie. Gelet op de toenemende afhankelijkheid van de IT voor uw onderneming en of organisatie, beschouw uw IT beheerder gelijk aan uw accountant. Zijn of haar adviezen kunnen goud waard zijn.....

Wat is duur? U bepaalt zelf wat duur is. Er zijn mensen die een RollsRoyce niet duur vinden. Ze betalen grif voor de merknaam in de wetenschap dat een lelijke eend hen ook van A naar B brengt. Vindt u het echter belangrijker dat uw IT infrastructuur beheerd wordt door een partij van naam of wenst u een betrouwbare partner, die weet wat hij doet en waarvan u op aan kan, terwijl u verzekerd bent van redelijke kosten.

Ten aanzien van de mogelijkheden voor het beheer van computers en informatiesystemen, bent u het meest gebaat bij een vergaande uitbesteding (want dan concentreert u zich het meest op uw kernactiviteit). Echter dit brengt ook een grotere afhankelijkheid met zich mee en een groter vertrouwen in de beheerder. U legt dan ook meer verantwoordelijkheid bij de beherende partij. Wij kunnen ons voorstellen dat dit niet voor ieder gelijk zal liggen. Derhalve doen wij u ook verschillende aanbiedingen voor het beheer en de mate van uitbesteding.

Met een beheercontract bent u zonder extra kosten verzekerd van de continuïteit van uw informatievoorziening. Dit houdt in dat storingen worden verholpen binnen de overeengekomen reactietijd, u met uw vragen of problemen terecht kan bij de telefonische helpdesk, er regelmatig beheer wordt uitgevoerd, zodat uw informatiesysteem altijd up-to-date is en de kans op uitval minimaal blijft. Door het beheer zoveel als mogelijk remote uit te voeren, blijven de kosten overzichtelijk en vriendelijk. Tevens kunt u aanspraak maken op de automatische een on-line backupservice van Infobrowse, zodat er altijd een recente backup beschikbaar is van uw gegevens. Iedere maand wordt een overzicht verstrekt van de uitgevoerde werkzaamheden. Op deze manier bent u altijd in staat zelf te controleren op welke wijze het beheer wordt uitgevoerd.

Een beheerovereenkomst is maatwerk en de kosten daarvan kunnen pas vastgesteld worden nadat Infobrowse een korte inventarisatie heeft uitgevoerd van uw specifieke situatie. Pas daarna kan u vrijblijvend een evenwichtig aanbod worden gedaan. De kosten van dit onderzoek betaalt u in eerste instantie zelf, maar worden na afsluiten van de overeenkomst in mindering gebracht.

De beheerovereenkomst wordt vastgelegd in de vorm van een beheercontract, een procedure handboek en een SLA (service level agreement). Deze documenten zijn gebaseerd op de model contracten van de Stichting Ict op school voor het regelen van beheer voor scholen.